INFORME FINAL





INTRODUCCIÓN
EPM es una Empresa Industrial y Comercial del Estado del orden municipal, con autonomía administrativa, financiera y patrimonio propio, creada en 1955, su único dueño es el Municipio de Medellín, capital del Departamento de Antioquia en Colombia.

EPM es la casa matriz de un grupo empresarial dedicado a los servicios públicos domiciliarios, actúa en los sectores de Energía Eléctrica, Gas, Aguas y Telecomunicaciones, con inversiones en gran parte del territorio de Colombia y otros países con inversiones en Centro América: Guatemala, Salvador y Panamá con sus filiales DECA II, DELSUR y ENSA respectivamente.


· Arquitectura del Grupo Empresarial EPM



JUSTIFICACIÓN
Que se pretende dar a conocer con este trabajo, para qué se va a realizar y que beneficios tiene realizarlo.

Con esta visita se pudo identificar como funciona el proceso de compras al interior de una organización como EPM, que aunque su razón de ser es el servicio, la estructura organizacional integra la Unidad de Compras y afines con el fin de optimizar los procesos y garantizar la continuidad respetando la meta de sostenibilidad con el buen manejo de los recursos, lo realizamos para obtener un enfoque empresarial macro de este proceso que es integral y el beneficio que recibimos es el conocimiento que puede aplicarse a diferentes escalas en nuestro futuro.



OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL: Conocer el sistema de compras y su funcionamiento al interior de EPM.


OBJETIVO ESPECIFICOS:
· Identificar el diagrama del proceso de la compra al interior de EPM.
· Saber los sistemas utilizados como soporte al proceso de compras.
· Reconocer los métodos aplicados para la selección de productos y proveedores.
· Manejar conceptos básicos al respecto del flujo de trabajo en el proceso de compra.


PROCESO ELEGIDO








CLASIFICACIÓN DE LAS COMPRAS EN LA EMPRESA
La clasificación de las compras se hace de acuerdo a la cuantía pero en el concepto general se aplican compras menores hasta 100 salarios mínimos y contrataciones superiores a este valor y contratos de suministro que




RECURSOS TECNOLÓGICOS QUE POSEE LA EMPRESA PARA REALIZAR LAS COMPRAS Se basa principalmente redes terminales, con el sistema JDEdwards OneWorld que es un software integral que apoya las operaciones de Manufactura, Mantenimiento, Finanzas, Distribución, Abastecimientos, Logística y Gestión Humana, en organizaciones transnacionales y con diversas instalaciones. Cada uno de los grupos de productos anteriormente mencionados, es denominado en OneWorld como un sistema, el cual contiene aplicaciones, pantallas y archivos de datos que están diseñados para una necesidad específica de información.


ANÁLISIS SEGÚN DIAGRAMA DE COMPRAS DE LA EMPRESA
La mayor parte del diagrama de flujo de compras esta incluidos dentro de los procesos que fueron implementados a través de one world, cuyos controles están implementados en el desarrollo de la herramientas informática, el detalle del proceso está en el manual del usuario final de one world.




FLUIDEZ DE LAS COMPRAS DIRECTAMENTE EN LA EMPRESA EN CUANTO A CRECIMIENTO Y DECRECIMIENTO DE COSTOS
Cuando en la empresa se compra más costoso se afecta el presupuesto de la dependencia y al consumir su presupuesto se detiene el normal desarrollo de sus procesos, al ser eficiente obteniendo mejores precios, de esta manera el área podrá adquirir otros elementos que también son importantes para su gestión, entonces los gastos operativos serán inferiores aportando a que las utilidades sean superiores.




SOPORTES DEL PROCESO DE COMPRAS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Si esta soportado y se hace en la calidad de los productos que todos deben cumplir con normas internacionales, teniendo en cuenta el manual de procedimientos y políticas establecidos como derrotero para cada gestión y las comunicaciones deben también cumplir con esas normas de calidad con todos los procesos homologados, formatos homologados basados en la claridad en la utilización de cada uno de ellos, siempre con la respectiva capacitación de acuerdo a estándares de calidad, amparados por la norma de calidad de EPM.




DESARROLLO DEL PROCESO DE LOGÍSTICA
Si es de servicios como se desarrolla el proceso de distribución o atención de los clientes cuando solicitan el producto. (Habrá mejor nota si se hacen registros fotográficos, videos, planillas de registro, etc.).


La mayoría de las contrataciones en EPM se hacen con entrega al almacén, estos almacenes se encuentran descentralizados y tienen una distribución estratégica de acuerdo al tipo de elementos que albergan y también toman en cuenta la ubicación del usuario final, todo el proceso de almacenes se encuentra basado y soportado por el sistema informático, cuando son mercancías que se adquieren en el exterior y son entregadas en el exterior, el transporte la nacionalización y logística se desarrolla por el equipo de importaciones. Esta información sobre quién es el responsable del traslado queda clara desde el momento que se genera la solicitud o que se elaboran los pliegos de condiciones de la contratación.




ASPECTOS LOGÍSTICOS
El tema de logística, distribución, transporte y demás está concentrado en áreas especificas como son el Departamento Almacenes, El departamento Transporte y Talleres, la Unidad de Importaciones, Logistica y Soporte a la Contratación, por lo cual la persona entrevistada no tenía información con detalle de esta parte porque todo se maneja a través de los flujos del sistema de información.




CONTROLES USADOS EN LA DIRECCIÓN DE COMPRAS
Uno de los controles es un comparativo entre el valor de la mercancía importada con respecto a la entrega en el exterior o cuanto cuando se recibe en el lugar de almacenamiento, en general hay un menor costo cuando lo importa EPM; otro control son las compras repetitivas que se puede generar por compras menores pero al empaquetarse se pueden obtener descuentos por volumen y empaquetamiento y con las compras agrupadas de acuerdo a su referencia se han podido hacer contratación diferentes a las tradicionales impulsar los contratos de suministro.




CONCLUSIONES

· El nivel de integración que tiene EPM en todos sus procesos gestionados a través de ERP JDEdwards le permite tener en todo momento control de la gestión de la cotización – compra – recepción – pago.
· La optimización de los procesos permite también aportar a la meta de sostenibilidad de la empresa pues garantizando procesos de adquisición de bienes y servicios debidamente auditados y transparentes se aporta al crecimiento ya que no se desperdicia en costos innecesarios.

· EPM tiene actualmente una buena posición y nombre antes sus proveedores que le permite ser apreciado como cliente lo cual le da ventajas en los procesos de negociación, además cuenta con todas las herramientas tecnológicas que le permiten realizar investigaciones adecuadas antes de realizar los procesos de adquisición.