GLOSARIO

Contrato: Acuerdos establecidos entre un(os) proveedor(es) y Las Empresas. 

En realidad se trata de órdenes de Compra en las que se han establecido convenios o acuerdos entre las partes (proveedores y Las Empresas) con el fin de obtener de los proveedores los bienes o servicios demandados por la Corporación.  Los contratos deben satisfacer las demandas físicas y técnicas (Cantidad, tiempo, lugar, calidad y forma de suministro) de la Corporación y deben cumplir con los aspectos formales y legales exigidos por Las Empresas y el ámbito normativo externo.


La contratación debe orientarse con criterio Corporativo y debe obedecer a una adecuada planeación que considere la eficiente utilización de los recursos, el aseguramiento de la calidad y el debido control de los bienes y servicios.


Tipos de documentos utilizados en los contratos:

OB:     Utilizado para contratos en general.

A su vez, en los contratos se tienen otros tipos de documentos, según sea la naturaleza de adquisición:

O4: Orden de Compra Bienes / Servicios Nacional
O5: Orden de Compra Bienes Importada
OS: Orden de Compra Proyecto Bienes / Servicios Nacional
OJ: Orden de Compra Proyecto Bienes / Servicios Importado


Contrato de Suministro (OG):    .  Acuerdos entre Las Empresas y el proveedor(es) en los que se tiene como finalidad el suministro “en condiciones especiales” de ciertos bienes y servicios. 

Tipo de documento empleado:  OG.

Los contratos de suministros deben satisfacer las demandas físicas y técnicas (es decir, deben realizarse en las cantidades, tiempo y lugar establecidos en el contrato, propendiendo por la conservación de la calidad y sin detrimento de los servicios que presta la Corporación) y, deben cumplir con los aspectos formales y legales exigidos por Las Empresas y el ámbito normativo externo.

Cotización: Procedimiento mediante el cual el comprador solicita a uno o varios proveedores: los valores unitarios y totales de su(s) oferta(s), descuentos, formas (condiciones de pago, garantías, etc.) y, lugar y tiempo de entrega.

El proveedor realiza su oferta con base en las demandas de un artículo que ha formalizado un comprador y debe considerar las especificaciones de calidad y de entrega exigidas para el suministro.


Tipos de documentos de cotización:

OF:     Documento que se genera para compras inmediatas.

OQ:     Se emplea para los contratos en general.


Orden de Compra (OC): Se relaciona con el procedimiento mediante el cual el Área de compras o el área técnica encargada de la adquisición, con base en el análisis de las opciones presentadas por los diferentes oferentes o proveedores, concreta con un proveedor la realización de un suministro y se pactan aspectos de entrega como: cantidad, sitio y tiempo de entrega y, valores (valores unitarios y descuentos, por ejemplo).  Toda orden de compra debe realizarse con base en la información técnica generada en la requisición.


Tipo de documento empleado: OC.

El objetivo principal es suministrar información de manera consistente, de tal forma que permita realizar (legalizar) la adquisición de un artículo.

Las Órdenes de compra deben satisfacer las demandas físicas y técnicas (Cantidad, tiempo, lugar, calidad y forma de suministro) de la Corporación y deben cumplir con los aspectos formales y legales exigidos por Las Empresas y el ámbito normativo externo.


Reglas de Actividad: Son los pasos necesarios para actualizar el estado de una transacción.  Las actualización de las reglas de actividad se emplean en los documentos OF., OQ., OC( O4., O5., OS., OJ)., OB., y OG.


Requisición: Solicitud(es) para generar una compra de elementos diferentes a los del aplicativo de inventarios y bienes en bodega.  Se gestionan a través del área de compras o del área técnica que se encarga del proceso de adquisición.

Es el establecimiento formal de una demanda que genera un usuario con el fin de iniciar el proceso de compras. 


Existen dos tipos de documentos de requisición: OH y OR

OH:     Requisición con la cual se da inicio al contrato de suministro.

OR:     Documento de requisición.  Se emplea para las compras menores y otros contratos diferentes al de suministro.


Solicitud de Compra: El objetivo de una solicitud de compra es suministrar en forma eficiente y oportuna, - al área de compras o al área técnica que se encarga del proceso de adquisición -, la información básica sobre una demanda específica con el fin de iniciar el proceso de adquisición.  Esta información no se realiza vía sistema de información y se entiende como un prerrequisito en donde se planea el proceso de requisición.

La información de las solicitudes de compra debe ser clara y concreta de manera  que permita adquirir en forma rápida el artículo demandado y la formalización de la compra.


El originador de las solicitudes de compra debe:

  • Obrar con base a las normas de Las Empresas.
  • Proveer toda la información técnica y legal requerida.
  • Informar y anexar la documentación exigida de acuerdo con las normas y procedimientos de Las Empresas.


OW     Es el pedido (orden de compra) que se realiza contra un contrato de suministro; en él se valida el presupuesto del centro de responsabilidad (quien pide) y también se verifica que el contrato tenga cuantía para la realización del pedido.