1. ¿Cuáles son los principales objetivos de la empresa respecto a la Gestión de Compras?
Adquirir bienes y servicios para su normal funcionamiento.
2. ¿Cuántas personas intervienen en todo el proceso de Compras de la empresa y de qué forma actúan en dicho proceso?
En el proceso de compras intervienen alrededor de 50 personas, cada una de ellas tiene asociado un perfil en el ERP que hace que cuando cada paso se va cumpliendo le llegue la compra siga su curso de acuerdo al flujo establecido y se va bifurcando de acuerdo al tipo de adquisición que se haga.
3. ¿Dónde y cómo se compran los productos que requiere la compañía para su normal funcionamiento?
Estos productos se adquieren en el mercado local nacional e internacional según el tipo de requisición generada.
4. ¿Existen hojas de vida de las características del producto o servicio con las que ustedes trabajan? Evidencia 2.
No hay hojas de vida de los artículos porque se determinan sus características sobre la necesidad generada desde el área que solicita iniciar el proceso de compra cuando elabora la orden de requisición.
5. ¿Qué sistema de compras se utiliza en la Compañía? Por ejemplo compras sin Stock, con Stock, ¿son centralizadas, descentralizadas? Explique.
Todos los sistemas de acuerdo a las necesidades, si el articulo es de difícil consecución hay un stock para tener disponibilidad en la eventualidad que se necesiten con urgencia, Ej: válvulas de compuertas, se maneja “no stock” para los artículos de fácil consecución pero que su que su consumo no es frecuente en la empresa por ejemplo la adquisición de una pantalla para proyectar. Las compras tienen un sistema descentralizadas cuando son de uso específico de cada área, centralizadas son aquellos elementos que aportan a toda la compañía por ejemplo los contratos de suministro que entregan de una forma ágil los implementos de papelería que se necesitan constantemente y son los mismos para todas las áreas.
6. En la gestión de compras es necesario tener en cuenta algunos aspectos para realizar una buena compra. ¿Cuáles son para usted dichos aspectos?
Claridad en la descripción del artículo, claridad en la fecha de entrega, una buena investigación de mercado que considera aspectos como el proveedor, garantía, reputación y reconocimiento; también es muy importante el precio y la competitividad de este con el mismo producto ofrecido por otros posibles proveedores y el beneficio que brinda.
7. ¿Se realiza investigación y búsqueda de proveedores? ¿Cómo se realiza esta investigación y búsqueda?
La investigación y búsqueda se hace a través de la solicitud de oferta publicada a través del sistema te cuento. Se debe dar una debida justificación del área que requiere el producto con solicitud de oferta privada, donde va con solicitud del área donde se indica cual es el proveedor que tiene la mercancía o se utiliza el proveedor recomendado en el sistema one world, en el caso de la oferta pública con urgencia manifiesta, se puede hacer una compra directa al proveedor recomendado por el área pero tendrá que tener el aval del jefe para que pueda procederse.
Cuando la solicitud llamada OR llega al área de compras para ser ejecutada esta ya debe tener un proceso previo de verificación y de identificación plena del producto para saber que si cumple con lo esperado.
8. ¿Efectúan en alguna ocasión algún tipo de test de productos con el fin de conocer sus características?
En la unidad de compras no se hace porque previamente el área que requiere el producto debe conocer lo que solicita y tener claras sus características pues el proceso es “para comprar no para ensayar”.
9. ¿Ustedes almacenan la mercancía? ¿Cómo funciona este almacenaje? ¿Qué tecnología utilizan para esto?
Se hace almacenaje solo de los productos almacenables que por su cantidad o tamaño no pueden ser entregados directamente a las áreas o que se tienen en cantidad para ir haciendo entrega de acuerdo a las solicitudes generadas, los productos que son particulares solicitados como compra directa a las áreas van directamente del proveedor al solicitante pasando primero por compras para verificar que las condiciones del proceso se hayan cumplido. (Servicios de apoyo: montacargas, estantería, etc.).
10. ¿Se establecen cantidades máximas y mínimas para los productos a la hora de realizar la compra?
Cuando se trata de productos de inventarios se establecen puntos de pedido que utilizan el sistema de control de existencias para medir cuando solicitar de cada artículo de manera que se garantice existencia en el momento de requerir pero tampoco correr el riesgo de la obsolencia pues esto representa perdidas de dinero que se reflejan al final del ejercicio contable como valores en contra.
11. ¿Cuáles de los siguientes controles utiliza la Unidad de compras?
Presupuestos X Auditorias X Indicadores de Gestión X Evaluaciones al proveedor X Reportes estadísticos de Compras X
Otros X Cuales ANS - Acuerdos de Niveles de Servicios
12. ¿Existe algún tipo de convenio respecto a las condiciones de pago con los proveedores? ¿Cómo funcionan esos convenios?
Empresas Públicas tiene como política el pago a 30 posteriores al recibo de la mercancía, también se puede dar el pronto pago pero en este caso tiene que cumplir unas condiciones.
